Sluta skriva samma mejl om och om igen

Räkna efter hur många mejl du skrev förra veckan. Räkna sen hur många av dem som var ungefär likadana som ett mejl du redan skrivit tio gånger förut. Det är där tiden läcker. Inte i de svåra mejlen. I de tråkiga, repetitiva som du ändå sätter dig och formulerar från noll varje gång.

Du behöver inget stort system för att fixa det. Du behöver sluta börja om från ett tomt fält. Så här gör jag.

De fyra mejltyper du redan skriver varje vecka

Nästan alla mejl ett litet företag skickar hamnar i några få högar. Offertförfrågningar som ska ha ett snabbt första svar. Vanliga frågor om pris, leverans eller tider. Bokningar och ombokningar. Och uppföljningar, det där "hörde du något?"-mejlet du hela tiden skjuter upp.

Sätt dig en kvart och skriv ner dina egna kategorier. De flesta landar på fyra eller fem. Det är den listan vi ska beta av.

Så bygger du en mall som låter som du, inte som en robot

Ta en kategori. Leta upp ett mejl du faktiskt skickat och var nöjd med. Klistra in det i din AI och be om en mall, med luckor för det som ändras från gång till gång:

Här är ett mejl jag är nöjd med. Gör en mall av det.
Behåll min ton. Markera det som ändras med [hakparentes].
Lägg inte till artigheter jag inte själv skrev.
[klistra in ditt mejl]

Poängen är att utgå från ditt eget mejl. Då behåller mallen din ton. En mall som AI hittar på från noll låter som en broschyr. En mall byggd på ditt bästa mejl låter som du.

Ett enkelt sätt att spara dina bästa svar

En mall som ligger begravd i ett gammalt mejl är en mall du aldrig hittar. Lägg dem på ett ställe. Ett dokument räcker, en rubrik per kategori. När du skrivit ett riktigt bra svar på något, klipp ut kärnan och lägg till den.

Om en vecka har du ett litet bibliotek. Nästa gång en offertförfrågan trillar in öppnar du inte ett tomt fält. Du öppnar din mall, fyller i namnet och det som är unikt, och skickar. Trettio sekunder istället för tio minuter.

Var du ska dra gränsen

Allt ska inte bli en mall. Ett klagomål från en arg kund skriver du själv, varje gång. Ett tack till någon som precis gett dig ett stort uppdrag ska vara ditt. Känsliga besked likaså.

Tumregeln är enkel. Är mejlet rutin, gör en mall. Handlar det om relationen, skriv för hand. Mallarna finns för att frigöra tid till just de mejl som faktiskt behöver dig.

Femton minuter nu sparar timmar i månaden

Du behöver inte göra alla kategorier idag. Ta den vanligaste. Bygg en mall, spara den, använd den i en vecka. När du känner hur skönt det är att slippa börja om, gör du nästa.

Vill du att jag tittar på din inkorg och pekar ut var de största tidsvinsterna finns? Det är precis det jag gör på en gratis genomgång. En vecka av ditt arbete, och jag säger var AI faktiskt sparar dig tid.