När lönar det sig att utbilda hela teamet i AI?

"Får jag fråga en sak som kanske är dum. Räcker det inte att vi ger folk verktyget?"

Frågan kom från en marknadschef på ett större bolag. Den är inte dum. Den är den enda riktiga frågan i det här ämnet.

Jag säljer utbildning, så läs det som följer med den vetskapen. Men jag har hållit tillräckligt många pass för att veta när de är bortkastade pengar, och det är oftare än någon i min bransch gärna säger.

Så här hade jag resonerat om det var min budget.

Vad du faktiskt betalar för

Inte kunskap om verktyg. Det är värt att säga först, för det är vad de flesta tror att de köper.

Verktygsgenomgångar åldras på veckor. Gränssnittet ändras, modellen byts ut, knappen flyttar sig. Det mesta jag kan visa om hur en produkt ser ut idag är inaktuellt innan deltagarna hunnit använda det skarpt.

Det du betalar för är två andra saker.

Den första är tillåtelse. På de flesta företag har ingen sagt vad som är okej att mata in i ett AI-verktyg. Inte nej, bara ingenting. I den tystnaden gör försiktiga människor det rimliga och avstår helt, medan de mindre försiktiga klistrar in vad som helst utan att någon vet om det. Ett pass där någon från ledningen står i rummet och säger "så här gör vi hos oss" löser det på en timme.

Den andra är en gemensam utgångspunkt. Just nu har du folk som sparar fem timmar i veckan och folk som aldrig loggat in, på samma våning, med samma verktyg tillgängliga. Den klyftan växer av sig själv, för den som är igång blir snabbare varje månad medan den andra står still. Det enda som stänger den snabbt är att de sitter i samma rum en gång.

När du inte ska boka någonting

Det här är delen min bransch hoppar över.

Har ni inte köpt verktygen än, vänta. Utbildning på något ingen har tillgång till är borta inom en månad. Ordningen är licenser först, utbildning sedan, helst inom några veckor efter utrullningen.

Är det bara ett fåtal som behöver det, betala inte för ett helt pass. Låt de tre personerna hålla på i ett kvartal och sedan berätta för resten vad de kommit fram till. Det blir både bättre och billigare än något jag kan leverera.

Vill ledningen inte ändra på hur arbetet faktiskt utförs, hoppa över alltihop. Jag har hållit pass där alla var med, förstod, och sedan gick tillbaka till en process ingen fick röra. Det var en trevlig dag och noll kronor i värde.

Och letar du efter ett kvitto på att ni gör någonting med AI, köp det inte av mig. Det finns billigare sätt att se aktiv ut.

När det lönar sig

Tre lägen, och de har samma form. Verktyget finns, viljan finns, och något sitter fast mellan dem.

Ni har rullat ut licenser till alla och användningsstatistiken är pinsam läsning. Det här är det vanligaste. Pengarna är redan spenderade, och frågan är bara om de ska göra nytta eller inte.

Folk gör det redan, men i smyg och på fem olika sätt. Då sitter du på en risk och en outnyttjad tillgång samtidigt. Ett pass gör praxis synlig och gemensam, och det är billigare än att upptäcka i efterhand vad som hamnat var.

Ni står inför något konkret. En omorganisation, ett nytt uppdrag, en period med färre personer på samma arbete. Utbildning som hänger på en verklig deadline fastnar. Utbildning för att vi borde gör det inte.

Räkna på det en gång

Ta antalet licenser gånger månadskostnaden gånger tolv. Det är er årliga AI-budget, och den är förmodligen större än du har i huvudet.

Ställ en halvdag mot den siffran. För ett team på trettio personer landar ett pass typiskt på en liten del av vad licenserna kostar under ett år.

Det är inget argument för att utbildning är billig. Det är ett argument för att den stora delen av budgeten redan är beslutad, och att det som avgör om den gör någon nytta alls kostar en bråkdel av den.

Hur du vet om det fastnade

Fråga inte deltagarna om de var nöjda när de går ut genom dörren. Alla är nöjda när de går ut genom dörren. Det säger ingenting.

Titta efter sex veckor i stället, på tre saker.

Har användningen av licenserna gått upp, och ligger den kvar uppe? Det är det enda hårda måttet du har.

Har frågorna blivit mer specifika? "Hur får jag den att sluta låta som en broschyr" är ett bättre tecken än "vilket verktyg borde vi ha".

Finns det ett skriftligt besked om vad som får matas in, och vet folk var det står?

Blir svaret nej på alla tre var det en trevlig dag. Boka då inte ett pass till. Ta reda på varför i stället.

Vill du veta hur jag lägger upp ett pass, och vad deltagarna har med sig ut, står det på tjänstesidan. Är du osäker på om ni ens är i rätt läge, säg det rakt ut när du hör av dig. Jag säger hellre vänta än säljer en dag ni inte har nytta av.