Fem tecken på att ditt företag är redo för AI (och två på att det inte är det)

Jag får den frågan ungefär varannan vecka. Är vi redo för det här?

Den som frågar menar nästan alltid teknik. Har vi rätt system, är folk tillräckligt duktiga, borde vi vänta ett år till.

Men tittar jag på vilka av mina kunder som faktiskt fick ut något av det, har de ingenting tekniskt gemensamt. Det som avgjorde var fem andra saker, och de går att kontrollera på tio minuter.

Tre av fem räcker. Alla fem har jag aldrig sett.

1. Det finns en uppgift någon klagar på med namn

Inte ett intresse för AI. En irritation över något specifikt.

Skillnaden spelar roll. "Vi vill bli effektivare" leder ingenstans, för det går inte att börja någonstans. "Jag skriver samma offertsvar fem gånger i veckan och är trött på det" är ett projekt som är klart på en förmiddag.

Testa så här. Fråga tre personer vad som var tråkigast förra veckan. Får du tre konkreta svar är ni redo. Får du "äh, det var en vanlig vecka" finns det ingenting att börja i än.

2. Uppgiften återkommer minst en gång i veckan

Volym är det som skiljer en bra idé från en faktisk vinst.

Något du gör varje vecka och som tar tjugo minuter är nästan två arbetsdagar om året. Samma uppgift en gång i kvartalet är fyrtio minuter om året, och då är det inte värt att sätta upp någonting alls, hur irriterande den än är.

Det här är det vanligaste misstaget jag ser hos dem som börjat på egen hand. De tar det som stör mest, inte det som återkommer mest. Det är inte alltid samma sak.

3. Någon kan säga ja utan att boka ett möte

I ett företag med fem personer är det här gratis. I ett med femtio är det det svåraste på hela listan.

Ett försök som ska godkännas av tre personer blir inte av. Inte för att någon säger nej, utan för att det aldrig är tillräckligt högt upp på någons lista att driva. Jag har sett bra idéer dö på exakt det sättet, utan att någon beslutat någonting.

Frågan att ställa är därför inte vem som bestämmer om AI. Det är vem som kan låta en person testa en sak i tre veckor utan att fråga någon. Finns inte den personen är det den första saken att fixa, och den har ingenting med AI att göra.

4. Ni har en eftermiddag i veckan att avvara i sex veckor

Inte pengar. Tid.

Verktygen kostar ungefär vad ett mobilabonnemang kostar per person och månad. Det som kostar är att någon sitter och lär sig var det duger och var det inte duger, och det går inte att hoppa över.

Räkna med en eftermiddag i veckan i sex veckor, för en person. Går det inte just nu, säg det rakt ut och gör det i februari i stället. Att starta mitt i högsäsongen och lägga ner efter två veckor är sämre än att inte starta, för då har ni dessutom bestämt er för att det inte fungerar.

5. Ni vet redan vad som inte får matas in

En halv sida räcker. Vad som aldrig klistras in i ett AI-verktyg, och vem man frågar när man är osäker.

Det här är inget juridiskt projekt och inte heller en ursäkt att vänta. Men har ni inte gjort det kommer någon att mata in en kundlista eller ett personnummer inom ett halvår, och då är det ett verkligt problem i stället för ett hypotetiskt.

Har ni redan koll på det är ni längre fram än de flesta. Har ni inte det, skriv sidan först. Det tar en timme.

Och de två tecknen på att ni inte är redo

De här väger tyngre än listan ovan. Stämmer något av dem spelar det mindre roll hur många av de fem ni fick.

"Vi måste göra något med AI"

Det hör jag oftast från någon som fått frågan uppifrån eller utifrån. Styrelsen vill veta vad ni gör på området, eller en upphandling ställde frågan.

Det är ett riktigt problem, men det är ett kommunikationsproblem och inte ett verksamhetsproblem. Lösningen är ett ärligt svar på en halv sida, inte ett införande.

Startar ni ett projekt utan en namngiven uppgift hamnar ni i en pilot som ingen vill lägga ner och ingen kan visa resultat från. Det kostar mer internt än att från början ha svarat "vi använder det på två ställen, så här".

Grundproblemet är inte att det går för långsamt

Om ingen vet vem som gör vad, om samma uppgift finns på fyra ställen, eller om kunder väntar på ett beslut och inte på ett utkast, så gör AI ingenting åt saken.

Det gör ofta saken värre. Dubbelt så många utkast i ett flöde där ingen hinner granska ger dubbelt så lång kö, och en kö känns sällan som en kö. Den känns som att folk är långsamma.

Det ärliga svaret i det läget är att städa flödet först. Det tjänar jag inga pengar på att säga, men det är det som fungerar.

Vad du gör med svaret

Tre av fem och noll av de två: börja nu, och börja med den uppgift någon klagade på med namn. Ni behöver varken strategi eller konsult för det första steget.

Tre av fem men ett av de två: fixa det först. Det tar oftast kortare tid än ni tror, och det hade varit ett problem även utan AI.

Under tre av fem: vänta, och det är inget nederlag. Den som väntar ett halvår och gör det rätt kommer före den som startade i våras och gav upp.

En sak till, som sällan sägs. Att vara redo är inte samma sak som att man måste. Det finns företag som fungerar utmärkt utan ett enda AI-verktyg, och de ska inte känna sig efter.

Vill du ha någon annans ögon på vilken av punkterna som faktiskt gäller er, boka en gratis arbetsflödesanalys. Trettio minuter, ingen kostnad, och är svaret att ni ska vänta så säger jag det.